Online toplantının kuralları

Tedbirler kapsamında evden çalışmanın yaygınlaştığı bugünlerde çalışanların bir araya gelmesinin en sağlıklı yolu video konferanslar oldu.

İki ya da daha fazla kişinin çalışma arkadaşları ya da iş bağlantıları olan kişilerle bulundukları herhangi bir ortamdan internete bağlanarak sanal toplantıya katılması hem pratik hem de ideal konuma geldi.

10-15 yıl önce video konferanslar için oldukça büyük yatırım yapılması gerekirdi, bunun için ayrı video konferans odası ayrıldığı durumlar yüksek teknoloji içeren görüntüler ve sık teknik arıza demekti bu toplantılar. Artık evde bir odamızdan ya da bir bankta oturup cep telefonumuzdan katılabildiğimiz online iş toplantılarında uyulması gereken genel adâp kuralları hangileri olabilir?

Yüz yüze toplantılarda olduğu gibi sanal toplantılarda da yazılı olmayan ancak uyulması gereken bazı kurallar var. Dünya Gazetesinde bu kurallara değinilmiş:

1- Toplantılara geç kalmamak

Bunlardan ilk başta geleni. Yüz yüze toplantı adâbının en önemli kuralı burada da fazlasıyla geçerli. Bilgisayarımızın çok yakın olması nedeniyle, toplantı zamanlamasına gerekli önemi vermememiz bizi zor durumlara düşürebilir ve toplantıya 1 – 0 yenik başlamamızı sağlayabilir. Son anda hazırlamak istediğiniz bir kahve ya da evde yaptığımız bir sohbet bize zamanı unutturabilir.

2- Sistemi kontrol etmek

Her zaman kullandığımız sistemlerde bile terslikler yaşayabiliriz. Bazen karşımızdaki şirketin kullandığı yeni sistem problem çıkarabilir ya da bağlantımız sorunlu olabilir. Bu nedenle toplantıdan 30 dakika önce bağlantınızı ve sisteminizi denemek her şeyin yolunda olduğunu görüp, sonra toplantı için gerekli döküman ve dosyalarınızı hazır tutmak, özellikle önemli bir toplantı ise iyi olabilir.

3- Toplantıya uygun giyinmek

Toplantının önemi ve resmiyetine göre giyimimiz değişebilir. Belki fiziksel toplantıda olduğu kadar önemli olmasa da, yine de giyimimiz bizi temsil edecektir. Evde çalışırken her ne olursa olsun yatak kıyafetimizle oturmak hem moral hem görünüm açısından iyi değil.

4- Toplantı sırasında konuşmadığınızda sesi kapalı tutmak

Uğultular geldikten sonra sesinizi kapatmak belki sizi zor duruma sokabilir. Sesin kapalı olup olmadığından emin olmamak gereksiz konuşma ya da gaf yapma olasılığınızı artırabilir.

5- Toplantının görüntülü olup olmaması

Genel katılımın görüntülü olduğu bir toplantıda kamerayı açmamanızın tuhaf olabileceği gibi, bunun tam tersi de tuhaf olacaktır. Görüntüsüz bir toplantıya katıldığınızı düşünüp, çok rahat bir kıyafetle toplantıya başlamak yerine, her zaman düzgün bir kıyafetle başlamak en iyisi. Görüntüsüz bir toplantı olsa bile, akılda kalmak ve iyi bir etki bırakmak için profilinizde profesyonel görünümde bir fotoğrafınızın olması da önemli bir etken.

6- Toplantıda yeme-içme

Fiziksel toplantılarda bir şeyler yemek içmek söz konusu olabiliyordu. Herkesin aynı ortamda olması nedeniyle sorun olmayan bir konuydu. Online toplantıya başlamadan önce yemek olayını bitirmek hatta masanın yemek ile ilgili olmaması en iyisi.

7- Toplantıları uygun rahatsız edilmeyeceğiniz bir yerde yapın

Ev halkı tarafından rahatsız edilmeyeceğiniz ve sürekli çalışma alanınız olan bir mekanı seçmek, hem toplantıya katılanlar açısından hem de sizin için önemli. Toplantıya farklı mekanlardan katılmak, durum acilse ve şirket içi bir toplantıysa sorun olmayabilir. Ancak kimi zaman bir parkta ya da yolda telefonla toplantıya katılmak karşı tarafı önemsemediğinizi gösterir.

8- Toplantı yaptığınız alanın nasıl göründüğünden emin olun

Online seminer ve eğitimler başladığında çok az kitap okuyan bir ulus olarak, sunum yapanların bunu istisnasız kitaplığın önünde yapması hayli eğlence konusu olmuştu. Yine de arka planımızın bir kitaplığa bakmasını ev içindeki bir başka görüntüye tercih etmemiz gerek. İçeriye girecek çocuklar ya da annenizin size yemek tattırma ihtimaline karşı en iyi çözüm bu olmalı.

9- Kalabalık toplantıları kontrol altına alın

Zayıf ağ bağlantısının ya da kullanılan uygulamaların sorunlarından biri de seslerin üst üste binmesi oluyor. Özellikle birbirini daha önceden tanımayan kişiler anlık olarak ”o cümleyi kim söyledi” kestiremeyebiliyor. Bu tip durumlara düşmemek için katılımcı sayısının 6’yı geçtiği toplantılarda, toplantıdan önce ya da hemen toplantının başında bir moderatör belirlenmesi ile konuşma sırası, ses açma/kapatma gibi sorunlar daha doğmadan aşılabiliyor.