Teknolojide Adab-ı Muaşeret nasıl sağlanır?

Davranış bilgisi ve görgü kuralları anlamına gelen 'Adab-ı Muaşeret' konu teknoloji ve sanal yazışmalar, görüşmeler olunca nasıl sağlanır?

Gündelik yaşam içerisinde iletişimde, konuşurken nelere dikkat edilmesi gerektiği toplumsal görgü kurallarının önceliklerindendir. Ancak bu görgü kuralları konu teknoloji ya da sanal yazışmalar olunca özellikle de hızlı iletişim olunca bir dönemin haberleşme aracı olan ve her kelimesi özenle seçilen mektuplar kadar incelikli mi?

İnternetin yaygınlaşması insanların birbirleriyle etkileşimlerini kökünden değiştirdi. Mektubun yerini e-mail, konuşmanın yerini mesajlaşma, bir araya gelip sohbet etmenin yerini sosyal medyadan paylaşımlar aldı. Bu yeni iletim yöntemlerinde de bazı kurallara uymamız gerektiği çeşitli iletişim kazalarından sonra daha belirgin oldu. 

İnternetin yaygınlaşmasıyla sadece karşılıklı veya telefonla görüşmelerde neyi  nasıl dediğinizin ötesinde, e-posta yazarken, sosyal medyada yorum yaparken veya cep telefonundan mesaj yazarken nasıl bir üslup kullanmanız gerektiğine dikkat etmeniz gerekiyor. Aslında, iletişim sadece üslupla da sınırlı değil, küçük veya büyük harf seçimi, doğru imla kullanımı ve noktalama işaretleri çoğu zaman yazının doğru veya yanlış algılanmasında önemli rol oynuyor.

Örneğin, büyük harflerle e-mail yazmak kaçınılması gereken bir alışkanlık çünkü e-mail yazdığınız kişiye bağırdığınız anlamına geliyor. Size gelen bir mesajı nerede ve hangi şartlarda cevapladığınız, mesajın uzunluğu ve mesaj gönderene ne kadar zaman içinde geri döndüğünüz hep bu yeni teknoloji kuralları içinde yeniden tanımlanıyor. Bu kuralları bilmek ve günlük hayatınızda uygulamak karşınızdakine gösterdiğiniz saygı açısından önemli.

Emily Post'a göre, profesyonel başarı bir yapboz ise, en kritik parçası iş adabı. İş adabı iş hayatının her aşamasında kişiyi rezil veya vezir edecek güce sahip. İş görüşmesinden iş yemeklerine katılmaya veya organize etmeye, telefon konuşması yapmaktan satış kapatmaya her evrede iş adabına uygun davranmak kişinin profesyonel kimliğine ve markasını hakkını vererek temsil etmeye büyük katkı sağlıyor.

Thomas P. Farley, teknoloji kullanarak nelerin yapılması gerektiği nelerin yapılmaması gerektiği üzerine detaylı bir liste oluşturmuş. Bu derlemeye göre, teknoloji kullanımında iletişimsizlik veya yanlış anlamaya yol açacak durumları ortadan kaldırmak için nelere dikkat edilmesi gerektiği vurgulanıyor. 

Çoğu zaman teknoloji kanalıyla iletişim kurulduğunda meydana gelen yanlış anlaşmaların iş ilişkilerinde gerginliklere yol açabildiğine işaret ediyor.

CEP TELEFONU

YAPIN: Bir görüşme veya toplantı sırasında cep telefonunuzu kapatın veya sessize alın, görüşmedekilere tüm dikkatinizi verin. Eğer önemli bir telefon bekliyorsanız, toplantının başında söyleyin ve telefon gelene kadar cep telefonunuzu cebinizde tutun. Telefonunuzu masaya koymayın. 5 dakikada bir telefonunuza bakmayın. Sürekli aklınızın telefonda olduğunu göstermek karşınızdakilere saygısızlık olur.

YAPMAYIN: Cep telefonuna insanlardan fazla konsantre olmayın. Bu son derece kaba bir davranış şekli. İnsanlara önemli olmadıkları mesajını verirsiniz. Hele ki görüşme sırasında sürekli mesaj atıyor ve alıyorsanız, o an orada olmadığınızı, kafanızın çok uzaklarda olduğunu net bir biçimde karşınızdakilere gösteriyorsunuz demektir. Tüm toplantılarında bir sonraki toplantının planını yapan ve o anki toplantıdan hiçbir şey anlamayan biri durumuna düşersiniz.

YAPIN: Sizinle telefonla iletişime giren bir kişiye gene telefonla veya yüz yüze görüşmeyle geri dönün.

YAPMAYIN: Mesajlaşmayı telefon etmeye tercih etmeyin. Otobüste, vapurda hareket halindeyken veya toplu bir kültürel etkinlikte mesajla kişilere hızla geri dönmenin etkin bir yöntem olduğunu düşünebilirsiniz ancak aynı zamanda karşınızdakiyle samimiyetinizi sınırlayan bir iletişim yoludur.

E-MAIL

YAPIN: Size gönderilen e-maillere 24 saat içinde cevap verin. Yüzlerce email alıyorsanız aynı gün içinde cevap yazmak çok zor olabilir ancak birkaç cümlelik hatta kelimelik bir cevap bile olsa, okuduğunuzu teyit etmek ve konuyla ilgilendiğinizi göstermek için cevap yazın.

YAPMAYIN: Bugünün işini yarına bırakmayın. E-maillerinize cevap vermekte gecikmeyin. Her gün 200 e-mail alıyorsanız, üç günde 600 e-maile cevap vermeniz gerekecek. Dolayısıyla, yazışmalarınızı günü gününe yaparak sadece etkin bir iletişim sağlamakla kalmaz, kendi işinizi de kolaylaştırmış olursunuz.

YAPIN: Olumlu hatta oldukça samimi e-mailler yazın. E-maillerde duyguları göstermek zordur. Kelimeler, ünlem işaretleri genellikle e-mailin tonunu belirlemede yetersiz kalır. Uzmanlar yazışmalara önce formal bir dille başlayıp, zaman içinde daha samimi bir üslup kullanmanın iş ilişkilerinde yapıcı etkileri olduğuna inanıyor.

YAPMAYIN: Asla kötü bir haberi e-maille vermeyin. Örneğin, bir çalışanınızı e-maille işten çıkarmayın. Bu tür hassas konuşmaların her zaman yüz yüze yapılması yerindedir. Aslında bu kural özel hayatımız için de geçerlidir. Başsağlığı dilemek veya bir anlaşmayı bitirmek için de e-mail veya SMS kullanmak yanlıştır. E-maillerinizi hiçbir zaman büyük harfle yazmayın. Büyük harf kullandığınızda karşı tarafa bağırıyorsunuz anlamına gelir.

YAPIN: Gerek e-mail gerekse sosyal medyada yazılı iletişim  kurarken kendinizi net bir şekilde ifade etmeye çalışın.

YAPMAYIN: Kısaltmalar kullanmaktan kaçının. Yazdıklarınızın imla hatalarından ve karmaşık kelimelerden arınmış olmasına dikkat edin. Hangi işi yapıyorsanız yapın, fikrinizi net ifade ediyor olmanız size avantaj kazandıracaktır.

SOSYAL MEDYA

Sosyal medyanın iş amaçlı kullanımında sınırlar nerede olmalı?

Uzmanlara göre, sosyal medyada patronunuzla arkadaş olmamak profesyonel ilişkinizi korumak adına daha uygun. Patronunuzun özel hayatınızın detaylarını öğrenmesi, özel hayatınızdaki kişileri veya katıldığınız programları görmesi uygunsuz olabileceği gibi, ofiste geçirdiğiniz kötü bir günü arkadaşlarınızla paylaşmanız yanlış anlaşılmalara yol açabilir.

Birini arkadaş listenizden çıkarmak ise çok daha zor bir durumdur. Hiçbir zaman kimseyi kırmadan kibarca yapılabilecek bir şey değildir. Böyle bir durumda kalmamak için, arkadaş davetlerini kabul ederken seçici davranmakta yarar vardır.

YAPIN: Yakın arkadaşlarınıza zaman ve enerji ayırın.

YAPMAYIN: Sosyal medyada çok sayıda 'arkadaş', 'takipçi' veya 'bağlantı'nız olması için uzun saatler geçirip hem networking hem de iş geliştirme anlamında değer kattığını düşünebilirsiniz.

Ancak unutmamalısınız ki sanal arkadaşlarınız size hiçbir zaman gerçek dostlarınız kadar yakın olamaz. Yardıma ihtiyacınız olduğunda yanınıza koşacak, sizi iyi gününüzde de kötü gününüzde de yalnız bırakmayacak arkadaşlarınıza zaman ayırmayıp tüm enerjinizi sanal dünyada bağlantılar kurmaya ayırmak yanlış olacaktır.

YAPIN: Bloglara veya forumlara yorum yazarken, yazdıklarınızın yapıcı eleştiriler olmasına özen gösterin. Farklı bir görüş beyan etmekten veya karşıt bir fikri savunmaktan kaçınmayın ancak üslubunuzun sert veya alaycı olmadığından emin olun.

YAPMAYIN: Sanal kimliğinizin arkasına saklanıp normalde yüzyüze söyleyemeyeceğiniz şeyleri internet mecralarına yazmayın. Sert bir üslupla eleştirmek, kırıcı sözler veya hakaretler sarf etmek sizi konuları tartışmaktan uzaklaştırır, kolayca kişisel kavgalara dönüşür.

Teknoloji alanında kabul edilen görgü kuralları henüz yeni yazılmakta ve teknoloji kullanımı değiştikçe kurallar da paralel olarak değişmekte.

İşin özü karşınızdakilere saygı göstermek ve önem vermek üzerine. Bu prensip hem online hem de offline görgü kurallarında ortak temel oluşturuyor. 

Özetle, çevrenizdekilere yüz yüze verdiğiniz önemi ve özeni teknolojik adab-ı muaşeret kurallarını benimseyerek yeni mecralarda da göstermeniz.

Dünya