İşleri Sürekli Ertelemek Ya da Planlamak

“Aman yarın yaparım!” Bu cümle öğrencilerden beyaz yakalılara, ev hanımlarından sanatçılara kadar herkesin ağzına yerleşmiş durumda. Son teslim gününe bırakılan evraklar, dağ gibi uzayan ödev listeleri, aylardır boynu bükük toprağının yenilenmesini bekleyen balkon bitkileri…bu bitmemiş işlerin nedeni “Procrastination”, yani erteleme hastalığı. hepimizin küçüklükten beri boğuştuğu bir problem.

Erteliyoruz Ama Neden?

Bilimsel araştırmalar gösteriyor ki beynimiz uzun döneme dair hayallerle heyecanlansa da ancak kısa dönem sonuçları olacak konularda harekete geçebiliyor. Bu yüzdendir ki hepimize, bugün yeni bir çift ayakkabı alıp kendimizi mutlu etmek, emeklilik birikimlerimize  ilaveler yapmaktan daha cazip geliyor.

Hal böyle olunca, teslim tarihine bir gün kalana kadar görevlerimizi erteliyoruz. O görev ancak kısa dönemde bir risk veya ödüle dönüşünce tezgahımızı hazırlayıp iş üzerinde çalışmaya motivasyon buluyoruz.

Bu konuda çeşitli öneriler vermek mümkün.

Ertelediğini fark et ancak kendine yüklenme

Bir problemi çözmenin yolu onu tanımaktan geçer. İlk adımı ertelediğin işlerin neler olduğunu tespit ederek at. Yalnızca bir büyük görevi mi erteliyorsun, yoksa 4-5 işi biriktirmiş durumda mısın? Ardından bu işleri neden ertelediğinle ilgilenmeye başla. “Canım istemiyor” gibi basit cevaplar verecek olursan hemen ikinci soruyu sor: Neden? Acaba bu iş seni korkuttuğu için mi erteliyorsun? Yoksa bu görevi bitirmek için iletişime geçmen gereken kişilerden mi çekiniyorsun? Tüm bunların yanında zaten yapmadım, artık yapsam da bir şey değişmez düşüncesi de aklını oyalıyor olabilir. Bu cevaplardan kendine en uygununu seçtikten sonra elinde tanımlanmış bir problem olacak. Çözüm yollarını aramaya başlamadan önce unutma ki kendine yüklenmemelisin. Evet, bu iki işi erteliyorsun ancak ertelemeden bitirdiğin sayısız iş oldu. Onları yaptıysan, yeni işleri de halledebilirsin.

Daha önce defalarca kez yapılacaklar listesi hazırladın ve uymadın,  Ancak bunun temel nedeni ertelemenin arkasında yatan sebebi bilmemendi. Şimdi onunla yüzleştin, bu yüzden emin ol ki listene tikler atmak çok daha kolay olacak.

Zaman Belirle Her ne kadar problemin çözümü için adım atmış olsak da bunca zamandır ertelediğimiz işleri yapmakta biraz zorlanabiliriz. Ancak endişeye mahal yok, bunun önüne geçmek için işi yapacağın zaman aralığını özenle belirleyin. En ideal olanı boş bir gününüzü bu işe ayırmak ve tek oturuşta bitirmektir. Ancak eğer bu iş daha çok vakit alacak yapıdaysa tek tek adımlara bölmek ve her birinin ne zaman yapılacağını belirlemek yerinde olacaktır. Sözgelimi, kendinize “beş gün boyunca her akşam saat 7 ile 10 arasında bu işi yapacağım” veya “üç gün boyunca öğle yemeğinden sonra iki saatimi bu işe ayıracağım” gibi şartlamalar koyabilirsiniz.

Kendine Ödül Ver Uzun süredir ertelediğiniz bir işi yapmak iradenizin sağlamlığını gösterir ve bu bir başarıdır. Sakın duruma bu işi yapmak zaten görevimdi, o kadar erteledikten sonra bir de ödül mü bekleyeceğim şeklinde yaklaşmayın. Aksine elde ettiğiniz olumlu sonuca bakarak kendinizi tebrik edin. Maddi veya manevi sizi mutlu edecek bir ödülle kendinizi mutlu edin.  almayı planladığınız yeni bir ürünü almak veya kısa bir öğle uykusuna yatmak olabilir. Kendinize şefkatle yaklaştıkça hayatınızın her alanında başarınızın arttığını fark edeceksiniz.

YAPILACAKLAR LİSTESİ YAZMA SANATI

Her an iç içe olduğumuz ama genelde varlığını fark edemediğimiz şey nedir? Tabii ki zaman! Dünyaya gözlerimizi açtığımız andan beri durmadan işleyen bir saatle yaşıyoruz. Hepimizin hayatının ne kadar süreceği önceden belirlenmiş. Bize düşense bu kısıtlı zamanı en verimli şekilde kullanarak israftan kaçınmak.

Zaman yönetimi dediğimizde akla ilk gelen sayfalar dolusu uzayan yapılacaklar listeleri… Bu listeleri hazırlama konusunda neredeyse hepimiz hevesli olsak da genelde gereğinden fazla madde yazıp kendimizi bunaltıyoruz. Plansızca yazdığımız maddeler, işimizi kolaylaştıracak yere zorlaştırıyor ve bizi çıkmaza sokuyor. Bu yüzden yapılacaklar listesi yazarken bilinçli hareket etmek şart. Listemizi ister gece yatmadan ister sabah yapabiliriz. İkisini de deneyerek hangisinin çalışma stilimize daha çok uyduğunu keşfettikten sonra yapmamız gereken bir yöntem seçmek ve planlamaya başlamak!

Önemli-Acil Matrixi Yapılacaklar listesi hazırlarken pek çoğumuz önem ve öncelik sırası hazırlamakta sıkıntı çekiyoruz.  Bu metotta gün içinde yapmanız gereken görevleri acil ve önemli oluşlarına göre sınıflandırıyorsunuz. Bir kağıda yapmanız gerekenleri yazdıktan sonra kendinize “Bu görev önemli mi?” ve “Bu görev acil mi?” sorularını sorun. Bunun sonucunda kağıtta dört grup oluşacak: Önemli ve acil olan görevler, önemli fakat acil değil, önemli değil fakat acil ve son olarak hem önemli değil hem de acil değil. Bu dört kategoriyi istediğiniz gibi sıralayarak görevlerinize tik atmaya başlayabilirsiniz.

En zorundan başlamak Bu tabir, çalışmaya başlarken ilk olarak en zor görevi yapmanız gerektiğini ifade eder. Büyük ve efor gerektiren bir işi en başta halletmek, size büyük bir tamamlanmışlık hissi verecek ve gün boyu motivasyonunuzu yüksek seviyede tutmanıza yardımcı olacak.

“Sonuçların %80’i yapılanların %20’sinden gelir” Bu prensibi, dil öğreniminden ticarete kadar her alana uyarlayabiliriz. Herhangi bir gününüzde yapacaklarınızın arasından muhtemelen en önemli olanları yalnızca %20’lik bir kısmı oluşturur. Bu yüzden tüm görevlere odaklanmak yerine listenizin %20’sini bitirmeye odaklanırsanız, işlerinizin büyük oranda hızlandığını göreceksiniz.

Bir iş, daima, bitirilmesi için kendisine ayrılan sürenin hepsini kapsayacak şekilde uzar. Günlük planlarımızda da bir işe süre atamamışsak o işin uzaması veya ertelenmesi muhtemeldir. Bu yüzden herhangi bir göreve başlamadan önce bir süre belirleyip ona uymak yararımıza olacaktır. Bu yöntemi geliştirmek istersek görevleri, “2 saatten uzun”, “yarım saatten az” gibi başlıklar altında toplayabiliriz.

Rutin görevler için günün bir bölümünü ayırmak. Her gün maillerinizi kontrol etmeniz gerekiyorsa bunu sabah bilgisayarınızı açtıktan sonraki 15 dakikaya yerleştirebilirsiniz. Veya yazdığınız bir tez varsa bunun için akşam saatlerini ayırabilirsiniz. Bu metodun en önemli özelliği ise bir işle ilgilenirken diğer işlerin aklınızı kurcalamamasını sağlamak.  

İyilik Tasarım Merkezi