Zaman yönetimi için pratik öneriler

Her an iç içe olduğumuz ama genelde varlığını fark edemediğimiz şey nedir? Tabii ki zaman! Dünyaya gözlerimizi açtığımız andan beri durmadan işleyen bir saatle yaşıyoruz.

Hepimizin hayatının ne kadar süreceği önceden belirlenmiş. Bize düşense bu kısıtlı zamanı en verimli şekilde kullanarak israftan kaçınmak.

Zaman yönetimi dediğimizde akla ilk gelen sayfalar dolusu uzayan yapılacaklar listeleri… Bu listeleri hazırlama konusunda neredeyse hepimiz hevesli olsak da genelde gereğinden fazla madde yazıp kendimizi bunaltıyoruz.

Plansızca yazdığımız maddeler, işimizi kolaylaştıracak yere zorlaştırıyor ve bizi çıkmaza sokuyor. Bu yüzden yapılacaklar listesi yazarken bilinçli hareket etmek şart. Listemizi ister gece yatmadan ister sabah yapabiliriz. İkisini de deneyerek hangisinin çalışma stilimize daha çok uyduğunu keşfettikten sonra yapmamız gereken bir yöntem seçmek ve planlamaya başlamak!

Önemli-Acil Sınıflandırması

Yapılacaklar listesi hazırlarken pek çoğumuz önem ve öncelik sırası hazırlamakta sıkıntı çekiyoruz.  Bu metotta gün içinde yapmanız gereken görevleri acil ve önemli oluşlarına göre sınıflandırıyorsunuz. Bir kağıda yapmanız gerekenleri yazdıktan sonra kendinize “Bu görev önemli mi?” ve “Bu görev acil mi?” sorularını sorun. Bunun sonucunda kağıtta dört grup oluşacak: Önemli ve acil olan görevler, önemli fakat acil değil, önemli değil fakat acil ve son olarak hem önemli değil hem de acil değil. Bu dört kategoriyi istediğiniz gibi sıralayarak görevlerinize tik atmaya başlayabilirsiniz.

En zorundan başlamak

Bu tabir, çalışmaya başlarken ilk olarak en zor görevi yapmanız gerektiğini ifade eder. Büyük ve efor gerektiren bir işi en başta halletmek, size büyük bir tamamlanmışlık hissi verecek ve gün boyu motivasyonunuzu yüksek seviyede tutmanıza yardımcı olacak.

“Sonuçların %80’i yapılanların %20’sinden gelir”

Bu prensibi, dil öğreniminden ticarete kadar her alana uyarlayabiliriz. Herhangi bir gününüzde yapacaklarınızın arasından muhtemelen en önemli olanları yalnızca %20’lik bir kısmı oluşturur. Bu yüzden tüm görevlere odaklanmak yerine listenizin %20’sini bitirmeye odaklanırsanız, işlerinizin büyük oranda hızlandığını göreceksiniz.

Bir iş, daima, bitirilmesi için kendisine ayrılan sürenin hepsini kapsayacak şekilde uzar. Günlük planlarımızda da bir işe süre atamamışsak o işin uzaması veya ertelenmesi muhtemeldir. Bu yüzden herhangi bir göreve başlamadan önce bir süre belirleyip ona uymak yararımıza olacaktır. Bu yöntemi geliştirmek istersek görevleri, “2 saatten uzun”, “yarım saatten az” gibi başlıklar altında toplayabiliriz.

Rutin görevler için günün bir bölümünü ayırmak

Her gün maillerinizi kontrol etmeniz gerekiyorsa bunu sabah bilgisayarınızı açtıktan sonraki 15 dakikaya yerleştirebilirsiniz veya yazdığınız bir tez varsa bunun için akşam saatlerini ayırabilirsiniz. Bu metodun en önemli özelliği ise bir işle ilgilenirken diğer işlerin aklınızı kurcalamamasını sağlamak. 

İyilik Tasarım Merkezi